物流代行ガイド

在庫が合わない時に最初に確認したいこと｜EC物流でよくある原因と整理の考え方

執筆者 ホエール物流編集部

EC運営でよくある悩みの一つが、「在庫数が合わない」という問題です。

例えば、

  • システム上では在庫があるのに見つからない
  • 在庫がないと思っていた商品が倉庫から出てきた
  • 販売数と在庫数が合わない
  • 棚卸のたびに差異が出る

といったケースがあります。

特に小規模ECでは、Excel管理や手作業運用が多いため、少しずつズレが積み重なりやすくなります。

この記事では、在庫が合わない時に最初に確認したいポイントと、EC物流でよくある原因を整理して解説します。

まず確認したいのは「どのタイミングでズレたか」

在庫差異が発生した時は、まず「どこでズレたのか」を整理することが重要です。

在庫は、

  • 入庫
  • 保管
  • ピッキング
  • 出荷
  • 返品

など、複数の工程を通ります。

そのため、「在庫が合わない」という結果だけを見るのではなく、どの工程で差異が発生したかを確認する必要があります。

入庫時に起きやすいズレ

入荷数と登録数が違う

よくあるのが、入荷した数量とシステム登録数が一致していないケースです。

例えば、

  • メーカー出荷数と実数が違う
  • ケース数で登録した
  • SKU違いで登録した
  • 数量入力ミス

などがあります。

特にSKU数が多い場合、似た商品を誤登録するケースもあります。

検品を簡略化している

小規模ECでは、入庫時検品を簡略化しているケースもあります。

ただ、入庫時に確認不足があると、その後ずっと差異が残る場合があります。

検品については、検品とは？EC物流で出荷品質を保つために必要な確認作業でも詳しく解説しています。

保管時に起きやすいズレ

ロケーションが決まっていない

保管場所ルールが曖昧だと、商品を探せなくなることがあります。

例えば、

  • 空いている場所に置いている
  • 担当者ごとに置き方が違う
  • 移動後に更新していない

などです。

この状態では、「在庫はあるのに見つからない」が起きやすくなります。

ロケーション管理については、ロケーション管理とは？EC物流で保管場所を整理する基本も参考になります。

セット商品や販促物でズレる

セット組みやノベルティ対応がある場合、在庫管理が複雑になりやすくなります。

例えば、

  • セット品用に抜いた在庫を反映していない
  • ノベルティ在庫を別管理していない
  • 販促用取り置きが記録されていない

などです。

販促施策が多いECでは、このパターンがよくあります。

出荷時に起きやすいズレ

誤出荷

誤出荷が起きると、実在庫とシステム在庫がズレます。

例えば、

  • A商品を出すべきところでB商品を出した
  • サイズ違いを発送した
  • セット内容を間違えた

などです。

特に目視確認中心の現場では発生しやすくなります。

誤出荷対策については、誤出荷とは？小規模ECで起きやすい原因と物流改善の考え方も参考になります。

出荷処理漏れ

商品は発送したのに、システム上で出荷処理されていないケースもあります。

例えば、

  • 手動更新漏れ
  • OMS連携ミス
  • CSV更新忘れ

などです。

Excel管理では特に起きやすいポイントです。

返品処理で在庫がズレるケースも多い

返品対応は、在庫差異が発生しやすい工程の一つです。

例えば、

  • 返品後に在庫へ戻していない
  • 不良品なのに販売在庫へ戻した
  • 返品確認前に在庫計上した

などがあります。

在庫差異が増えやすい運用の特徴

Excel管理中心

Excel管理では、

  • 更新漏れ
  • 上書き
  • 入力ミス

などが起きやすくなります。

特に複数人運用では、差異が増えやすくなります。

Excel運用については、Excel管理の限界はどこから？も参考になります。

担当者依存

「この人しか分からない」状態も危険です。

例えば、

  • 口頭ルールが多い
  • 置き場所が感覚管理
  • 更新ルールが統一されていない

場合、担当者変更時に差異が増えやすくなります。

まずは「差異を減らす運用」を整理する

在庫差異対策では、最初から大規模システムを導入するよりも、まず運用ルール整理が重要です。

例えば、

  • 入庫時確認ルール
  • 保管場所固定
  • 返品処理ルール
  • 出荷確認方法
  • 在庫更新タイミング

などを整理するだけでも、差異を減らせるケースがあります。

バーコード管理やWMSを導入するケースもある

SKU数や出荷件数が増えてくると、

  • バーコード管理
  • WMS導入
  • OMS連携

などを検討するケースもあります。

例えば、

  • スキャン確認
  • ロケーション管理
  • リアルタイム在庫反映

によって、人の確認負荷を減らしやすくなります。

バーコード管理については、EC物流でバーコード管理は必要？でも解説しています。

在庫差異は「小さなズレの積み重ね」で起きる

EC物流で在庫が合わなくなる原因は、一つだけではないことが多くあります。

例えば、

  • 入庫確認不足
  • 保管ルール不足
  • 出荷処理漏れ
  • 返品反映漏れ
  • Excel更新ミス

など、小さなズレが積み重なって発生します。

そのため、「どこでズレたか」を整理しながら、運用全体を見直すことが重要です。

ホエールでは、小ロットEC向けに、在庫管理や物流運用整理を含めたご相談にも対応しています。

在庫差異や運用負荷に悩んでいる方は、こちらからご相談ください。