物流代行ガイド

Excel管理の限界はどこから？EC物流で起きやすい問題と見直しのタイミング

執筆者 ホエール物流編集部

小規模ECでは、在庫管理や出荷管理をExcelで行っているケースも多くあります。

最初は、

  • SKU数が少ない
  • 出荷件数も少ない
  • 担当者も限られている

ため、Excelだけでも問題なく回ることがあります。

ただ、EC運営を続けていくと、

  • 在庫が合わなくなってきた
  • 確認作業が増えた
  • 誰が最新版を持っているか分からない
  • 毎回手作業で更新している

など、徐々に管理負荷が増えていきます。

この記事では、EC物流でExcel管理が限界になりやすいタイミングと、よくある問題、見直しの考え方を解説します。

なぜ小規模ECではExcel管理が多いのか

Excelは、すぐに始めやすく、コストも低いため、小規模ECではよく使われます。

例えば、

  • 在庫一覧
  • 出荷管理
  • SKU管理
  • 同梱条件管理
  • 返品管理

などをExcelで管理しているケースがあります。

特に立ち上げ初期は、件数が少ないため、大きな問題が出にくい傾向があります。

Excel管理でよく起きる問題

在庫数が合わなくなる

最も多いのが、在庫差異です。

例えば、

  • 更新漏れ
  • 二重入力
  • 削除ミス
  • 返品反映漏れ

などによって、実在庫とExcel在庫がズレやすくなります。

在庫管理については、ECの在庫管理とは？小規模ECで崩れやすいポイントと改善方法も参考になります。

誰が更新したか分からなくなる

複数人でExcelを触るようになると、

  • 最新版が分からない
  • 上書きされた
  • 古いデータを使っていた

などが起きやすくなります。

特にGoogleスプレッドシートとExcelを併用している場合、管理が複雑になりやすくなります。

SKU数が増えると管理しきれない

アパレルECやコスメECでは、

  • サイズ違い
  • カラー違い
  • セット商品
  • 限定パッケージ

などによってSKU数が増えやすくなります。

SKU数が増えると、Excelでの目視確認だけでは管理しづらくなります。

SKU管理については、SKU数が増えた時の在庫管理も参考になります。

同梱条件や販促施策が管理しづらい

ECでは、販促施策によって、

  • チラシ封入
  • ノベルティ同梱
  • キャンペーン条件
  • 定期回数別特典

などが発生することがあります。

これをExcelだけで管理すると、条件確認が複雑になりやすくなります。

販促施策については、販促施策が増えると物流現場で何が起きるかでも解説しています。

Excel管理の限界が見え始めるタイミング

担当者しか分からない状態になった時

例えば、

  • この表は〇〇さんしか更新できない
  • 関数が複雑で触れない
  • ルールが口頭共有だけ

などの状態になると、属人化が進みやすくなります。

物流の属人化については、小ロットECで物流が属人化しやすい理由も参考になります。

確認作業が増えてきた時

Excel管理では、SKUや条件が増えるほど、「確認する時間」が増えやすくなります。

例えば、

  • 同梱条件確認
  • 在庫確認
  • 販促条件確認
  • 返品反映確認

などです。

確認作業が増えると、作業スピード低下やミスにつながる場合があります。

誤出荷が増え始めた時

Excel管理だけでは、

  • 目視確認
  • 手入力
  • 手作業更新

が増えやすくなります。

すると、SKU数増加時に誤出荷リスクも高くなります。

誤出荷対策については、誤発送を減らすための基本的な考え方も参考になります。

Excel管理が悪いわけではない

ただし、Excel管理そのものが悪いわけではありません。

実際、

  • SKU数が少ない
  • 出荷件数が少ない
  • 担当者が限定されている

場合は、Excelでも十分回るケースがあります。

重要なのは、「今の運用規模に合っているか」です。

Excel管理から見直されやすいもの

WMS導入

SKU数や出荷件数が増えると、WMS（倉庫管理システム）を導入するケースがあります。

例えば、

  • バーコード管理
  • ロケーション管理
  • 在庫連携
  • 出荷指示管理

などです。

WMSについては、WMSとは？小規模ECでも必要？在庫管理・誤出荷対策との関係を解説も参考になります。

OMS連携

Shopifyやモール運営では、OMS（受注管理システム）を利用するケースもあります。

OMSによって、

  • 受注一元管理
  • 出荷ステータス管理
  • 複数モール管理

などを整理しやすくなります。

OMSについては、OMSとは？ECの受注管理と物流連携でできることも参考になります。

重要なのは「人が頑張らないと回らない状態」を減らすこと

Excel管理で問題になりやすいのは、「人の記憶や確認」に依存しやすい点です。

例えば、

  • 覚えている人しか分からない
  • 毎回確認している
  • 更新漏れを人が気づく

などです。

EC物流では、件数やSKU数が増えるほど、「人が頑張る運用」だけでは回りづらくなります。

今の運用に合った管理方法を整理することが重要

小規模ECでは、最初から大規模システムを入れる必要はありません。

ただ、

  • 在庫差異が増えてきた
  • 確認作業が増えた
  • 誤出荷が発生し始めた
  • 担当者依存になっている

などが出始めたら、運用整理を検討するタイミングかもしれません。

ホエールでは、小ロットEC向けに、在庫管理や物流運用整理を含めたご相談にも対応しています。

現在の運用に不安を感じている方は、こちらからご相談ください。