物流アウトソーシングの進め方｜失敗を防ぐ4ステップと準備
物流アウトソーシングは、物流会社を探すことから始めるのではありません。最初に現在の物流と困りごとを整理し、次に商品・物量・作業条件を共有できる形にしてから、同じ条件で物流会社を比較します。委託先を決めた後は、在庫移管とテスト出荷を経て本運用へ移ります。
準備が不十分なまま見積もりを取ると、会社ごとに前提条件が変わり、金額や対応範囲を正しく比較できません。物流会社を決めた後に作業条件が追加され、費用や開始時期が変わることもあります。
この記事では、自社発送を初めて外注する場合、複数の物流を一社へまとめる場合、現在の委託先を切り替える場合に共通する進め方を4ステップで解説します。
この記事の結論
「現状を整理する→見積もりに必要な情報を揃える→物流会社を同じ条件で比較する→移管・テスト出荷を行う」の順で進めます。すべての条件が確定していなくても相談できますが、未確定の項目を明確にしておくことが重要です。
物流アウトソーシングは4ステップで進める
| ステップ | 行うこと |
|---|---|
| 1 現状整理 | 物流の流れ、負担、ミス、費用を確認 |
| 2 情報準備 | 商品、保管量、出荷、作業条件を整理 |
| 3 比較・選定 | 同じ条件で料金、対応力、品質を比較 |
| 4 移管・開始 | 在庫、データ、手順を移しテストする |
この4ステップは、必ず一方向に進むものではありません。物流会社との相談で不足情報が分かったら、前のステップへ戻って条件を整理します。
ステップ1｜現在の物流と解決したい問題を整理する
最初に、商品が入荷してから出荷・返品されるまでの流れを書き出します。詳しい業務フロー図を作る必要はありません。誰が、どこで、何をしているかを順番に並べれば十分です。
現在の物流を書き出す
- 商品をどこで受け取っているか
- 誰が数量・外装を確認しているか
- どこへ、どのように保管しているか
- 注文・出荷データをどう作っているか
- 誰がピッキング、梱包、発送しているか
- 在庫数をいつ、どの方法で更新しているか
- 返品や不良品を誰が判断しているか
EC・法人・店舗向けの出荷がある場合は、販路ごとに流れを分けます。指定伝票、店舗別仕分け、同梱物、納品時間など、出荷先によって異なる条件も記録します。
解決したい問題に優先順位を付ける
課題は「忙しい」「ミスが多い」だけで終わらせず、起きていることと影響を分けて整理します。
| 起きていること | 事業への影響 |
|---|---|
| 社員が毎日梱包している | 営業・顧客対応が止まる |
| 在庫が複数の場所にある | 在庫確認と移動が増える |
| 指定伝票や同梱条件が属人化 | 担当者不在時に出荷できない |
| 委託先でミスが繰り返される | 問い合わせと再発送が増える |
最も優先したい問題を一つ決めると、料金・開始速度・柔軟性・品質のどれを重視するか判断しやすくなります。
現在の状況を整理したい場合は、物流の現在地から改善方法を探すもご確認ください。物流アウトソーシングの意味や任せられる業務は、物流アウトソーシングとはで解説しています。
ステップ2｜物流会社へ伝える情報を準備する
物流会社は、商品、物量、作業時間、必要な設備を基に対応可否と費用を判断します。情報が不足すると、幅の大きい概算見積もりになるか、契約後に追加費用が発生しやすくなります。
商品と保管の情報
- 商品の種類、サイズ、重量、荷姿
- SKU数、ケース・バラの区分
- 現在の在庫量と最大在庫量
- ロット・賞味期限・使用期限管理の有無
- 壊れ物、液体、危険物などの注意事項
- 常温・冷蔵・冷凍など必要な温度帯
入出荷の情報
- 月間の平均出荷件数
- 最も多い日・月の出荷件数
- 入荷頻度と一度に届く数量
- EC、法人、店舗などの出荷先
- 当日出荷、土日祝出荷などの希望
- 使用する配送方法と荷物サイズ
作業とデータの情報
- 梱包資材、緩衝材、同梱物
- 指定伝票、ラベル、店舗別仕分け
- セット組み、組み立て、キッティング、封入
- 返品の受け入れと良品・不良品の判定
- ECカート、受注管理、基幹システムとの連携方法
- CSVの項目と出荷指示の締め時間
すべての数字が確定していなくても相談できます。分からない項目には「未確認」と記載し、受注CSV、在庫表、商品写真、梱包見本、取引先の納品要領など、現状が分かる資料を共有します。
冷凍・冷蔵、危険物、大型商品などは、物流会社によって対応可否が大きく異なるため最初に伝えてください。ホエールは常温商品を対象としており、冷凍・冷蔵には対応していません。
ホエールで対応している工程と前提条件は、物流代行で任せられる業務をご確認ください。
ステップ3｜物流会社を同じ条件で比較する
複数社へ見積もりを依頼する場合は、同じ商品情報、物量、作業条件を渡します。前提が違う見積もりは、合計金額だけを並べても比較できません。
月間総額で比較する
次の費用が含まれているか確認します。
- 初期設定費
- 入荷・検品費
- 保管費
- ピッキング・梱包費
- 梱包資材費
- WMS利用料
- 配送運賃
- 流通加工費
- 返品対応費
- 最低利用料、繁忙期、土日祝の追加費用
平均月だけでなく、出荷が少ない月と繁忙月の2〜3パターンで試算すると、自社の売上変動に合う料金体系か判断しやすくなります。ホエールの料金と含有範囲は、物流代行の料金で公開しています。
必要な運用を再現できるか確認する
料金だけでなく、次の点を実際の作業条件で確認します。
- 同じ商品や近い商材の取り扱い経験
- 最大出荷量と繁忙期の人員体制
- BtoB・店舗向けの指定伝票や仕分け
- ラベル貼り、組み立て、キッティング
- WMS、バーコード検品、在庫照合
- 例外が起きたときの連絡方法と担当者
- 将来、SKU・販路・物量が増えた際の拡張性
候補会社と一般的な比較基準は、既存のEC物流代行会社7社の比較で確認できます。本記事では会社選びの詳細を繰り返さず、進め方の中で必要な確認項目に限定しています。
倉庫見学とテスト作業を確認する
可能であれば、契約前に倉庫を見学します。保管状態、整理整頓、作業動線、検品方法、担当者との連絡体制を確認できます。特殊な梱包や流通加工がある場合は、見本を使ったテスト作業と費用を相談してください。
ホエールでは契約前の倉庫見学が可能です。所在地とセンター情報は、物流拠点で確認できます。
ステップ4｜在庫・データ・作業手順を移してテストする
委託先が決まったら、契約後すぐに全件出荷へ切り替えるのではなく、在庫、商品情報、出荷データ、作業手順を照合し、テスト出荷を行います。
開始前に決めること
- 初回入庫日と本運用開始日
- 商品マスタと在庫データの基準日時
- 在庫を数える担当者と差異が出た場合の処理
- 出荷指示データの形式と締め時間
- 梱包・同梱・伝票・流通加工の手順
- 返品、不良品、欠品、住所不備などの連絡方法
- 自社と物流会社の担当者・承認者
テスト出荷で確認すること
- 商品と数量が指示どおりか
- 梱包、同梱物、ラベル、伝票が正しいか
- 出荷完了データと追跡番号が返るか
- WMS上の在庫が正しく減るか
- 法人・店舗向けの納品条件を再現できるか
- 例外が起きたときに連絡と判断ができるか
テスト結果で手順を修正してから、本運用へ移ります。開始後も、出荷件数、在庫差異、誤出荷、例外対応を定期的に確認し、商品や販路の変化に合わせてルールを更新します。
現在の物流会社から切り替える場合は、旧倉庫での最終出荷、新倉庫への在庫搬出、移動中の受注処理を重ねて計画する必要があります。詳しくは、物流会社の切り替えガイドをご確認ください。
最短1週間で開始しやすい条件と時間がかかる条件
物流アウトソーシングの開始期間は、商品、物量、作業、データ連携、在庫移動によって異なります。
| 比較的短く始めやすい条件 |
|---|
| SKU・在庫量が少ない |
| 標準的な常温商品 |
| 梱包・同梱条件が少ない |
| CSVなど既存形式で連携できる |
| 新規入庫から開始する |
| 商品・在庫・作業情報が揃っている |
ホエールでは、条件と情報が揃っている案件は最短1週間程度で運用を開始できる場合があります。すべての案件で1週間を保証するものではありません。実際の進行は、ご相談から運用開始までの流れをご確認ください。
物流アウトソーシングで起きやすい失敗
委託する目的が決まっていない
費用削減、社内作業の削減、品質改善、販路統合では、選ぶ物流会社と評価指標が変わります。最優先の目的を一つ決めます。
平均出荷件数だけで見積もる
物流現場の体制は最大物量に影響されます。繁忙日の件数、キャンペーン、月末集中なども共有します。
細かな作業を契約後に伝える
指定伝票、同梱、ラベル、組み立て、キッティングなどは、費用と必要時間に影響します。見本と条件を見積もり前に共有します。
価格だけで委託先を決める
安い見積もりでも、必要な作業が別料金であったり、自社対応として残ったりすれば総コストは下がりません。料金の範囲と運用再現性を一緒に確認します。
テストせずに全件を切り替える
商品、在庫、データ、作業手順の不一致を本番出荷で発見すると、顧客への影響が大きくなります。少量のテストと在庫照合を行います。
物流アウトソーシングの進め方についてよくある質問
条件が決まっていなくても物流会社へ相談できますか？
相談できます。分かっている情報と未確定の情報を分けて共有してください。受注データ、在庫表、商品写真、現在の作業方法があれば、追加で確認する項目を整理できます。
何社くらいに見積もりを依頼すればよいですか？
数だけに決まりはありませんが、対応条件が合う2〜3社へ同じ情報を渡すと比較しやすくなります。多数へ依頼する前に、商品、物量、必要作業への対応可否で候補を絞ります。
小ロットでも事前準備は必要ですか？
必要です。件数が少なくても、SKU、同梱、返品、販路別ルールが複雑な場合があります。ただし大規模な資料は不要で、受注データや作業写真など手元の情報から始められます。
物流会社の切り替え中に出荷を止める必要がありますか？
必ず止めるとは限りません。旧倉庫と新倉庫の稼働期間を重ね、一部商品から移す方法があります。物量、在庫精度、システムによって計画が異なるため、切り替え前に双方の役割と日程を決めます。
契約前に倉庫を見学できますか？
会社によって異なります。保管状態や作業方法を確認するため、可能なら見学をおすすめします。ホエールでは契約前の倉庫見学が可能です。
ホエールでは相談からどのように進みますか？
無料相談、ヒアリング・概算見積もり、運用設計、入庫・テスト運用、本運用開始の順で進めます。商品や作業条件によって必要な期間は異なります。
まとめ｜物流会社を探す前に、現状と条件を整理する
物流アウトソーシングは、物流会社を検索して料金を比べるだけでは進められません。現在の物流と解決したい問題を整理し、商品・物量・作業条件を共有できる形にしてから、同じ条件で候補会社を比較します。
委託先を決めた後は、在庫、商品情報、出荷データ、作業手順を移し、テスト出荷と在庫照合を行って本運用へ進みます。
ホエールでは、条件が固まっていない段階でも、現在の作業や受注データを確認しながら必要な情報を整理します。自社発送からの委託、複数物流の集約、現在の物流会社からの切り替えをご相談いただけます。